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システム屋さんの忘備録

訪問ありがとうございます。システム屋と経営者・ユーザーとのやりとり、社内SE・システム管理者向け情報、生まれ育った京阪神の情報ブログです。このページへはGoogleで「システム屋さん」で検索。

社内共有ファイルのバックアップ

社内システム管理者とってバックアップは重要な日常業務です。社内ユーザーは共有サーバのデータがバックアップされていることすら知らない方が多いようです。ご存じの通り社内共有データには本社、支社などから頻繁にアクセスがあります。仕事熱心なユーザーは夜遅くまで使います。

ビジネスマン

販売部の方から「社内共有に置いておいた私の提案書ファイルがない」との電話です。システム部でもファイル名を伺って検索しましたがありません。調査しますのであとで返事をすると伝えます。さっそく部員に昨日深夜のバックアップデータを調べるように指示をすると、該当ファイルがありました。恐らく今日の午前中に誰かに削除されたみたいです。ユーザーはバックアップファイルからサーバーへコピーした事を連絡しました。

アクセスログを調べると販売部の課長が共有フォルダを今朝「お掃除」した事がわかりました。課長にはユーザー名を伏せた上クレームのあったことを知らせ、削除するには事前に掲示板などで事前に了解を得るように依頼しました。

サーバーは大抵 RAID 構成ですのでHDDが故障してもデータが無くなることはありません。しかし正規のユーザーが削除すると上記の様なバックアップ、もしくはファイルの復元で対応することになります。ファイルの復元は頻繁にアクセスされ更新されるようなフォルダでは時間を追うごとに復旧が難しくなります。そこで社内システム管理者は社内の膨大な共有フォルダを深夜から早朝にかけてバックアップするように仕組みを作ります。(同期バックアップでは意味がありませんが・・・)

1.社内共有データは消される事がある
2.社内共有データは違う内容で上書きされることがある(同名ファイル)
3.社内共有データが無い時はすぐにシステム管理者へ問い合わせる
4.社内共有データは増え続ける、バックアップはそれ以上に増える
☆.社内共有データのバックアップは深夜から早朝に作業するので時間外手当をつけましょう?

社内データをクラウドで共有

「社内データをクラウドで共有したい」との相談を受けました、クラウド環境でのデータ共有環境のニーズが高くなっています、最近ではNASをファイルサーバー代わりに使う中小企業が増えてきました。NASはCALなどのライセンス費用やサーバー設定費用などがかからないので安価に設置できます。

webアクセス機能 バッファロー

会社で使うなら、RAIDは必須ですが、最近のNASには外部から社内のデータにアクセスできる機能が付いています。バッファローさんのNASにはWEBアクセス機能があり、固定IPが無くてもバッファローさんの中継サーバーを通じて外部から社内共有データにアクセスできます。アクセス権の設定をしっかりしないと情報が外部にさらされることになるのでリスクがあることは確かですが、サーバー設置に比べると格安でクラウド環境で情報共有ができます。これでも費用が高いという経営者もいますがファイルサーバー構築費用を伝えるとご理解頂けるかもしれません。

アンドロイドやiPhone対応のアプリもあります。システム管理者としてはファイルサーバー構築しなくてすむので楽になります。

グループウエア

パソコンが一人に一台時代になって約10年が経ちその簡に企業では個々のユーザーが使用するグル-プウエアの導入が進みました。ご存じの通りグループウエアはスケジュール管理、施設の利用予約、社内メール、ファイルの共有、プロジェクト管理、ワークフロー、掲示板など様々な機能があり転勤などさまざな辞令がグループウエアの掲示板で配信されたりします。最近では携帯、スマートフォンとの連携で社外でも社内同様の情報共有が可能になっています。

入力

おすすめのグループウエアはサイボウズ、デスクネッツです。無料版や低価格を追求するなら機能は限定されますがGoogle Appsもおすすめです。判断基準はユーザー数と社内システム管理者の有無と思います。導入しても社内にシステムを管理するスキルがなければ運用に余計なコストがかかります。100名以内ならサイボウズ、デスクネッツは少し勉強すれば兼任管理者でも運用が可能です。管理者の成長に合わせて、ワークフロー作成、社内システムとの連携などが可能になります。グループウエア会社ではASPサービスを展開しています、イニシャルコストの削減もできますので初めて使用する時はASP版がいいと思います。サーバー管理が不要ですので兼任管理者でも運用ができます。運用時に気をつけたいことは以下の通りです。

1.アクセス権に関する運用ルールの整備
2.社内情報には適切なアクセス権を設定する
3.定期的にアクセス権、ペネトレーションテストをスマートフォンも含めて実施する
4.人事部門との連携を図り、退職者アカウントなどの適正管理
6.使用方法研修を定期的に行い、情報の誤送信を低減する

使い込んでいくに応じて、共有フォルダに社内情報が蓄積されますのでアクセス権の設定やアクセス記録などの管理は重要になります。兼任管理者の方は業務量が増えますので覚悟がいると思います。

クラウドで共有

東日本大震災によってハードの破損、データ喪失などで業務の継続性が以前に増して言われるようになりました。災害や事故時に対してBCP(事業継続計画)が策定され緊急時に最低限の事業活動が継続できるように訓練などをしている所はそれほどありません。システムは壊れないと思っている経営者もいるので社内システム管理者は「BCPへの投資」の実現に苦労されているかも知れません。

windows phone

知り合いの社長さんから「クラウドにしたいのだがいい提案はないですか」と聞かれました。業務でエクセルやワードのファイル共有をするのならMicrosoft Office 365が高機能です。このMicrosoft Office 365をOffice 2010の後継版と思っている方もおられますが、MicrosoftのクラウドベースのグループウエアでWEB上でOffceソフトを動かします。エクセルの同時編集が可能なほかチャットやテレビ電話機能、在籍管理、電子メールなどクライアントのOSに左右されず同一環境で使えます。エクセルの同時編集などは社内共有やEvernoteではできません。、Google Appsのドキュメントでは変換が入りますが新バージョンで同時編集に対応しました。用途、必要性はさまざまですがofficeファイルの完全な共有はOffice 365になります。


Office 365 Demo (English)

これからはパソコン、スレートPC、スマートフォンなどの連携はクラウド環境では最低限必要と思います。提案には規模や運用に合わせてGoogle Apps、Office 365、サウボウズ、デスクネッツなどをお勧めしていますが共通点はサーバーを自社に置かない事です。サーバーを自社に設置すること自体がBCPにおいてはリスクとも言えます。

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社内情報の共有と共用サーバー

トップイメージ

先日顧客から社内共有データを一本化したいと相談を受けました。30人程度の小規模のオフィズで現在はそれぞれのパソコンごとに共有フォルダを設定してお互いに使用していました。接続先のパソコンユーザーが帰ると(電源OFFすると)見えないので困っているようです。


ネットワーク



顧客から「共有サーバー月額1.500円」をネットで見たのでそれを使いたいとのことで、「その広告ページ見せて頂けますか」と言って確認しましたら、「共有」ではなく「共用」サーバーの見間違えです。共用サーバーは一台のサーバーを数社が共用するサーバーです。以前は1台を20社ぐらいで使っていました。このレンタルサーバーは共有する会社数が多いとアクセスへの反応が遅い、エラーがよく出るなどの使い物にならなくなります。最近はハード性能も向上しているのでめったにありません。


レンタル共用サーバーで社内共有するには、「ファイル共有機能」のような仕組みがサーバー側に必要です。上記の様なユーザーにFTPソフトを使う処理は好ましくありませんのでエクスプローラなどから「ファイル共有機能」などへアクセスすることができるレンタルサーバーを選ぶことになります。導入するといきなり「クラウド」環境になり、光回線でしたら快適に使えます。


私はすいぶん以前からファーストサーバ さんを使っています、「簡易ファイル共有」という機能ですが便利で助かっています、今まで問題は発生していません。価格も安くなってきました(KSIさんから独立した頃は高かったですが)。WEBサーバーの自社管理は大変ですのでセキュリティ、電源管理などの面からもレンタルサーバーがいいと思います。新人の社内システム管理者にとってはApache、MySQLなどを使いながら覚える事ができます。





今回の相談の提案は

1.レンタルサーバ、Google Apps など   家庭用はこちら

2.ネットワーク対応のLANディスク(テラステーション等)

3.ファイルサーバーの導入(ワークグループ)

4.ファイルサーバーの導入(ドメイン) の順でおすすめしました。 

顧客の選択はLANディスクで、RAID対応を設置しました。社内の情報は手の届く所にあった方がいいと言うことでした。最終的に顧客が決めますが、費用、メリット、デメリットを提案して理解を頂くプロセスが大切と思います。



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共有しているパソコンが見えなくなる

トップイメージ

「共有情報が見えたり見えなくなったりするのですが」どうしてでしょうか?とよく聞かれます。
ワークグループ環境では共有しているパソコンが時々見えなくなる事があります。Windowsでネットワーク管理は通常ワークグループかドメインかのどちらかです。ワークグループではマスタブラウザというブラウズリスト管理するパソコンからブラウズリストを取得して表示するのですが、そのパソコンがダウンしている時はブラウザリストをどこに問い合わせれば良いのか分からなくなり共有情報が見えなくなります。しばらくすると他のパソコンがマスタブラウザになるためにブラウズリストを取得し、再び共有情報の閲覧が可能になります。ワークグループはパソコン20台前後までは管理が容易でいいのですが、それ以上ですとActive Directoryサービスを使い専用のドメインサーバーの設置をお勧めしています。

設定画面


対処方法として、サーバーが無い場合は一番長時間稼働しているパソコンをマスタブラウザに変更することでより安定した共有環境が得られます。



マスタブラウザのルールの概要は次の通りです。

1.パソコンを購入した時点では「Auto」になっている。

2.Xp → Vista → Win7が優先される

3.レジストリで強制的に指定したパソコンをマスタブラウザにできる。


設定(レジストリエディタを起動)
HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentConrolSet\Services\Browser\Parameters
IsDomainMaster FALSEからTRUEに変更(マスタブラウザ固定)
IsDomainMasterが存在しない場合は、文字列値として新規作成します。(Win7以降)
マスタブラウザ
マスタブラウザパソコンは一番先に起動して最後にシャットダウンすると
ネットワークは安定します。

Windows7での文字列値として新規作成方法は以下の通りです。
1.レジストリエディタを起動しHKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentConrolSet\Services\Browser\Parametersを開きます。
2.Parametersを右クリックして下図のように新規作成し上図の様に入力します。再起動して設定完了です。
マスタブラウザ2

IsDomainMaster パラメータの情報
設定が 1 のときは、このパラメータにより、マスタ ブラウザとして選択される見込みが高くなるような優先度が提供されます。ブラウザ サーバーはドメイン マスタ ブラウザにはなることがきません。この値は、Yes/No、True/False、または 1/0 のいずれかで指定できます。

MaintainServerList
設定が NO のときは、このサーバーはブラウズ サーバーではありません。
設定が YES のときは、このサーバーはブラウズ サーバーになります。
設定が AUTO のときは、マスタ ブラウザの要請がある場合には、このサーバーはブラウズ マスタになります。

Windows server 2008以降は「サービス」のComputer Browserが初期値で無効になっています。
ワークグループで使う時は自動に設定し「サービス」の開始をします。



キーワード
ワークグループ パソコンが表示されない
共有パソコン 表示されない
ワークグループのコンピュータが表示されない





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