システム屋さんの忘備録

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販売管理システムと消費税

消費税のアップについて報道されています。導入時期はまだ先のようですがシステム管理者にとってはどのように消費税が変更されるか心配な所です。

経理マン

生産管理や販売管理システムでは税率をユーザーが変更できる機能が設置されている場合もありますが、一部議論されている食品など生活必需品のみ低い率などになると現行システムで既に対応しているシステムはまれです。この場合はシステム変更が必要になります。システム会社にとっては忙しくなっていいのですが、期限までに変更しないと業務に支障が出ますので消費税の変更が決定したらすぐにシステム管理者は保守契約先のシステム会社(サプライヤ)と打ち合わせして要員を押さえることをします。日頃から保守契約を結んでいるところでは優先対応してくれますが、契約の無いところでは後回しになります。

どうなるかわかりませんが、一律消費税変更の方が生産管理や販売管理を管理しているシステム管理者への負担は確実に少なくなります。Windows xpの延長サポート終了時期と重ならなければいいのですが・・・

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販売管理システムは多機能になる (RMF)

販売管理システムは経理、財務会計などのシステムとは違い、業種によりそれぞれカスタマイズされた専用のシステムで構築されています。そのため販売管理システムにはその会社のノウハウが詰まっている場合が多いのです。以前カタログ通信販売の販売管理システム開発をしていました。カタログ通販ではいかに買ってくれそうな会員にカタログを送付するか分析するする機能がシステムに要求されます。仕入、売上、在庫、与信、入出金、督促、各履歴などと連携してRFM(基本的な分析方法)分析を行います。最近ではRMFは基本として新たな切り口が加わっています。例えば「Aという商品を購入する顧客はBを購入する傾向がある」などです。

サービスデスク

RはRecency、最新購買日です。考え方は最近購入した顧客のほうが数年前に購入した顧客より良い顧客と考えるものです。FはFrequency、購買頻度で何回も購入してくれる顧客が良い顧客と考えます。MはMonetary、購買金額で金額が大きいほど良い顧客と考えることが出来ます。それぞれをポイント化して顧客に順位をつけソートします。加えて次回発行のカタログの方針に応じてポイントを付加します。例えば食品通販会社では秋号、年末号でしたら、クリスマスケーキ、おせちを購入した履歴の顧客のポイントは高くなります。

この分析方法はカタログ代、カタログ送料が大きいので通販会社独自のノウハウがあって店舗の無いカタログ通販では生命線になっています。最近ではネット通販が増えて販売管理システムは楽天RMSなどネットモールとの連携処理が増えてきています。販売管理システムの中心機能は仕入、売上、在庫、入出金などですが連携する機能はこのような分析系モジュールをはじめ業務全般にわたります。

販売管理システムの計上タイミング 2

食品会社の顧客から、「得意先から請求通り金額が入金されない」のですが販売管理システムではどのように処理すればいいですかとの運用相談です。企業会計では最近では発生主義と実現主義で計上する傾向になっていると前回お話ししました。また請求額と計上額は別に考えると説明しましたがこの部分をわかってもらえない顧客が意外に多いと思います。

経理マン

原因はいろいろあります。得意先の計上基準で支払う、つまり得意先で検収した分だけ支払ってくる場合です。上場企業や大手さんでは請求額にかかわらず仕入れが確認出来た分のみ支払います。よくあるのは月末出庫して翌月に得意先に着荷する時などで積送在庫などと呼ばれるケース、その他に請求間違い、得意先の仕入れ計上間違いなど原因はさまざまです。差異は発生しますので重要なことは差異の理由を把握することです。顧客には差異理由、金額などを記載した差異リストを作成し管理することをお勧めしています。処理方法ですが、販売管理システムの機能にもよりますが、部分消し込みに対応しているのであれば入金額に合わせて順に消し込みを行い入金額に合わせます。

販売管理システムでの計上タイミングは、カットオフ(期間帰属)の対象になります。出庫依頼書、配送依頼書、運送便の伝票などの日付けが正しいかどうかなどを監査法人などが定期的にチェックします。監査時には売掛や買掛の担当者は指示を受けて伝票探しに社内をかけずり回っていました。このチェックによって粉飾でよくある架空売上、棚卸し資産の水増し計上などを発見できることもあります。上場する会社の販売管理システムでは入力、訂正などの操作記録(ログ)が必須になります。またワンライティング機能を搭載する企業もあります。

計上基準(出荷基準、検収基準、着荷基準など)については監査を担当する監査法人と合意することが必要で、その合意内容によって監査が実施されます。

販売管理システムの計上タイミング

先日、食品会社の方から「販売管理システムの導入をしたいのだがいいソフトはないですか?」と相談を受けました。早速ヒヤリングをさせて頂きました。ヒヤリングを進めて行きますと計上についてのルールがかなり曖昧で、在庫の管理もできていない状態でした。このような状態ではいくら新しいシステムを導入しても運用が追いつきません。顧客には「システムと運用が一体になって初めて導入効果が出ます」と説明します。色々ありますが例えば棚卸しから仕入、売上漏れや不正を発見できるような運用が理想です。また顧客は「システム導入で楽になる」と思っています。運用がしっかりできている会社ではその通りですが、今回の様なケースでは運用から変えて頂くことが必要ですので現場との摩擦が予想されます。その上今まで以上に労力が必要になります。今まで管理していなかった事を新たに管理するので当然なのですが顧客の中には「何のためのシステムや」と言われる方もおられます。顧客からすると「お金を払って面倒になる」と思うのでしょう。 

ビジネスマン

これからシステムで管理する方には販売管理システムと在庫管理の一体型をお勧めしています。今回の様な顧客の場合はある程度システムに運用を合わせる事も必要になります。ヒヤリングを進めて行きますと、どうしてもシステム屋さんなんですがシステムの他に業務運用の提案作成に時間を取られます。

計上についてですが販売管理システムなどでの計上の認識については実現主義に基づいて行います。まず会社において計上基準(ルール)というものを決めていただきます。入庫基準、検収基準とか色々あり通常は一度決めれば継続します。計上はその決められたタイミングで行います。最近の流れとして経費は発生主義、商品は実現主義にて計上するようになってきています。

【例:出庫基準の場合】
7/31日に出庫した場合は在庫も同様に引き当てられます。この場合7月計上、在庫は無くなり、債権が発生と言う様になります。つまり在庫(棚卸し資産)の移動により物品の所有に伴う重要なリスクと経済価値が移転していることが客観的に認識できます。請求は7月起算または8月起算でもかまいません。あくまでも計上と請求は別です。企業会計では色んなルールがありますので会計士さんなどに相談されると良いでしょう。

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