パソコンが一人に一台時代になって約10年が経ちその簡に企業では個々のユーザーが使用するグル－プウエアの導入が進みました。ご存じの通りグループウエアはスケジュール管理、施設の利用予約、社内メール、ファイルの共有、プロジェクト管理、ワークフロー、掲示板など様々な機能があり転勤などさまざな辞令がグループウエアの掲示板で配信されたりします。最近では携帯、スマートフォンとの連携で社外でも社内同様の情報共有が可能になっています。
おすすめのグループウエアはサイボウズ、デスクネッツです。無料版や低価格を追求するなら機能は限定されますがGoogle Appsもおすすめです。判断基準はユーザー数と社内システム管理者の有無と思います。導入しても社内にシステムを管理するスキルがなければ運用に余計なコストがかかります。100名以内ならサイボウズ、デスクネッツは少し勉強すれば兼任管理者でも運用が可能です。管理者の成長に合わせて、ワークフロー作成、社内システムとの連携などが可能になります。グループウエア会社ではASPサービスを展開しています、イニシャルコストの削減もできますので初めて使用する時はASP版がいいと思います。サーバー管理が不要ですので兼任管理者でも運用ができます。運用時に気をつけたいことは以下の通りです。
１．アクセス権に関する運用ルールの整備
２．社内情報には適切なアクセス権を設定する
３．定期的にアクセス権、ペネトレーションテストをスマートフォンも含めて実施する
４．人事部門との連携を図り、退職者アカウントなどの適正管理
６．使用方法研修を定期的に行い、情報の誤送信を低減する
使い込んでいくに応じて、共有フォルダに社内情報が蓄積されますのでアクセス権の設定やアクセス記録などの管理は重要になります。兼任管理者の方は業務量が増えますので覚悟がいると思います。
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