システム屋さんの忘備録

いよいよ消費税が変更されます。今回は幸いにも軽減税率が適用されないようです。この軽減税率はシステム業界にとっては大がかりなシステム変更になりますので忙しくなりますが、システム屋さんから見ますと税制は簡単な方がいいですし、軽減税率は新たな利権を生むと思われます。低所得者対策と言いながら効果には疑問があると思います。



販売管理システムは業界ごと、会社ごとに専用システムが多いのが特長です。そのためシステム会社に開発を発注する場合がほとんどです。4月の税率変更までにプログラム変更や動作確認が必要です。すでに税率変更のスケジュールを作成していればいいのですが未だでしたらシステム会社と打ち合わせします。全社、各部門に影響しますのでしっかりとシュミレーションします。

運用は仕入、売上、在庫関連の規程によりますが、特例はありますが原則的に今回は実現主義に基づいた処理が必要になります。定期的に帰属監査を受けているのであれば事前に監査される方と打ち合わせをした方がいいでしょう。消費税変更時の注意を要する事は次回掲載します。

経営者から「本当の在庫がわからないのでシステムで何とかならないか」と言われることがあります。わからなくなるほど仕入れが出来ているのできっとキャシュフローには問題は無いのでしょう。しかしそのまま放置する訳にはいきません。

現場の方に聞き取りするとたいていは在庫管理ができない理由を長々と言われます。そのような方は共通して「在庫＝お金」という認識が不足しています。まずは意識改革からして頂くことが必要になります。

システムで管理するにはルール作りから入りますが、同業他社がある場合には在庫棚卸表のひな形、管理単位の統一、実地棚卸し方法の手順などの情報を入手します。在庫アイテム数、取り扱い量によってはハンディスキャナーなどの連携システムが必要です。最近の工場や倉庫ではハンディスキャナーは必需品になっています。

今まで棚卸しを通じて色々な不正を見てきました。手口は様々ですが不正をする側はバレないと思っているようで買掛・売掛・在庫の統合管理ができていないシステムが多いようです。期末監査などでは監査法人立ち会いで実地棚卸しを行います。全国に支店があるような会社では立ち会いをどこにするかは直前に通知され担当者はあわてる事になります。望ましい運用は在庫棚卸しが間違いや不正を防ぐ抑止力になっていることだと思います。

消費税のアップについて報道されています。導入時期はまだ先のようですがシステム管理者にとってはどのように消費税が変更されるか心配な所です。



生産管理や販売管理システムでは税率をユーザーが変更できる機能が設置されている場合もありますが、一部議論されている食品など生活必需品のみ低い率などになると現行システムで既に対応しているシステムはまれです。この場合はシステム変更が必要になります。システム会社にとっては忙しくなっていいのですが、期限までに変更しないと業務に支障が出ますので消費税の変更が決定したらすぐにシステム管理者は保守契約先のシステム会社（サプライヤ）と打ち合わせして要員を押さえることをします。日頃から保守契約を結んでいるところでは優先対応してくれますが、契約の無いところでは後回しになります。

どうなるかわかりませんが、一律消費税変更の方が生産管理や販売管理を管理しているシステム管理者への負担は確実に少なくなります。Windows xpの延長サポート終了時期と重ならなければいいのですが・・・

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販売管理システムは経理、財務会計などのシステムとは違い、業種によりそれぞれカスタマイズされた専用のシステムで構築されています。そのため販売管理システムにはその会社のノウハウが詰まっている場合が多いのです。以前カタログ通信販売の販売管理システム開発をしていました。カタログ通販ではいかに買ってくれそうな会員にカタログを送付するか分析するする機能がシステムに要求されます。仕入、売上、在庫、与信、入出金、督促、各履歴などと連携してRFM(基本的な分析方法）分析を行います。最近ではRMFは基本として新たな切り口が加わっています。例えば「Aという商品を購入する顧客はBを購入する傾向がある」などです。



RはRecency、最新購買日です。考え方は最近購入した顧客のほうが数年前に購入した顧客より良い顧客と考えるものです。FはFrequency、購買頻度で何回も購入してくれる顧客が良い顧客と考えます。MはMonetary、購買金額で金額が大きいほど良い顧客と考えることが出来ます。それぞれをポイント化して顧客に順位をつけソートします。加えて次回発行のカタログの方針に応じてポイントを付加します。例えば食品通販会社では秋号、年末号でしたら、クリスマスケーキ、おせちを購入した履歴の顧客のポイントは高くなります。

この分析方法はカタログ代、カタログ送料が大きいので通販会社独自のノウハウがあって店舗の無いカタログ通販では生命線になっています。最近ではネット通販が増えて販売管理システムは楽天RMSなどネットモールとの連携処理が増えてきています。販売管理システムの中心機能は仕入、売上、在庫、入出金などですが連携する機能はこのような分析系モジュールをはじめ業務全般にわたります。

食品会社の顧客から、「得意先から請求通り金額が入金されない」のですが販売管理システムではどのように処理すればいいですかとの運用相談です。企業会計では最近では発生主義と実現主義で計上する傾向になっていると前回お話ししました。また請求額と計上額は別に考えると説明しましたがこの部分をわかってもらえない顧客が意外に多いと思います。



原因はいろいろあります。得意先の計上基準で支払う、つまり得意先で検収した分だけ支払ってくる場合です。上場企業や大手さんでは請求額にかかわらず仕入れが確認出来た分のみ支払います。よくあるのは月末出庫して翌月に得意先に着荷する時などで積送在庫などと呼ばれるケース、その他に請求間違い、得意先の仕入れ計上間違いなど原因はさまざまです。差異は発生しますので重要なことは差異の理由を把握することです。顧客には差異理由、金額などを記載した差異リストを作成し管理することをお勧めしています。処理方法ですが、販売管理システムの機能にもよりますが、部分消し込みに対応しているのであれば入金額に合わせて順に消し込みを行い入金額に合わせます。

販売管理システムでの計上タイミングは、カットオフ（期間帰属)の対象になります。出庫依頼書、配送依頼書、運送便の伝票などの日付けが正しいかどうかなどを監査法人などが定期的にチェックします。監査時には売掛や買掛の担当者は指示を受けて伝票探しに社内をかけずり回っていました。このチェックによって粉飾でよくある架空売上、棚卸し資産の水増し計上などを発見できることもあります。上場する会社の販売管理システムでは入力、訂正などの操作記録（ログ）が必須になります。またワンライティング機能を搭載する企業もあります。

計上基準（出荷基準、検収基準、着荷基準など）については監査を担当する監査法人と合意することが必要で、その合意内容によって監査が実施されます。