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システム屋さんの忘備録

訪問ありがとうございます。中小企業の社内システム管理者向けWindows情報とまれに京阪神の情報も発信しています。

クラウドサービスのSky Driveを使う

Sky Driveはマイクロソフト社のパーソナルクラウドストレージサービスです。7GBまでは無料で使うことが出来ます。同じような無料サービスはGoogleドキュメントがあります。今やデスクトップ、ノートブック、iPAD、スマートフォンとの連携は「標準装備」になってきました。

マイクロソフトアカウントを持っていない場合はまずアカウント作ります。Windowsを使うのであれば便利ですので作っておきましょう。

1.SkyDrive アプリをPCにダウンロードしインストールします。

アプリを選択


2.デスクトップにインストールすると図のようにSkyDriveフォルダが作成されます。

スカイドライブインストール後


※デスクトップから通常のフォルダの様に操作できます。

※マイクロソフトアカウントを持っていないユーザーとも共有、同時編集ができます。「共有-リンクのメール送信」で共有します。有料のOffice365ではビデオ会議しながら同時編集ができます。

※共有した時のファイル編集を許可する、しないの選択ができる。

※ブラウザーからアクセスするとSkyDrive上のOffice Web Appが起動するのでExcelなどがインストールされていないPCでも編集ができる。

※エクセルファイルなどはExcel Web App上で共有、同時編集ができる。同時編集が可能なファイルは「対象ファイルを選択---右クリック」で「○○ Web Appで開く」が最上段に表示されます。

※【注意】エクセル等に貼り付けた画像などが入っているファイルはWeb App変換時に削除されますのでローカルで編集します。「対象ファイルを選択---右クリック---バージョン履歴---以前のバーションのファイルを選択---ダウンロードして編集をします。

※FacebookなどSNSとの連携ができる。

※ノートブックとデスクトップでパソコン内の全てのファイルをSkyDriveを通じて取得できる。取得先のPCは電源ON、SkyDriveがインストールされてサインインして(設定されて)いる必要があります。(同じマイクロソフトアカウントを利用)

※スマートフォンなどにも専用アプリがあります。

使い勝手が順次改善されています。エクセルユーザーには最適なツールです。

メールで大きなファイルを送る

サービスデスクに「メールが送信できない」との問い合わせは多いようです。特に営業マンが企画書などの提案を相手先に送る時に画像などが含まれると数十メガになり送信すら出来ない状況になります。原因は送信側サーバーの容量制限、受信側サーバーの容量制限などによります。

27日にG-mailとGoogle ドライブの連携を強化し10GBまでのファイルが送れるようになりました、送ると言ってもGoogle ドライブを共有することですが今までのファイル便やSkyDrive等と同じような仕様になります。

gd

システム管理者としてお勧めの無料で大きなファイルを送るサービスはマイクロソフトのSkyDriveかGoogleドライブになります。この二つの戦いはユーザーにとってはありがたいものです。いずれも「アクセス権の設定」の知識が必要になります。わかりやすくなっていますので迷うことは無いと思います。

SkyDriveのブログ(日本語)  Official Gmail Blog(英語)

それぞれ特長があります、エクセルなどの業務用ファイルでしたら私はSkyDriveをお勧めします。

クラウドサービスのOffice 365

もうすぐ新しいOSのWindows8が発売されます。最近Win8やOfficeの次期バージョンについて質問されます。「Win7とWin8ではWin8がお勧めですか?」との質問には、「ITコンサルとしては今はWin7をお勧めしています」 法人ユーザーでは未だにXPを使っている会社も多く故障したらWin7に入れ替えをしている状況です。Win8が発売されても当面法人向けのリプレイス案件はWin7が第一選択肢になります。理由はインターフェイスが大きく変わることにです。ライブタイルなど便利になる機能も沢山ありますが今は様子見という時期になります。

offce365

Officeはサポート切れのエクセル2000を未だに使っているユーザーがいます。エクセル2003ではWin7で使うと「ネットワーク経由でエクセルファイルが開かない遅い」というおまけ付きです。現在の最新Officeは「2010」です。中にはOffice 365を次期オフィスと勘違いされている方もいます。Office 365はメール・予定表・ファイル共有・オンライン会議・在席情報確認・Office Web Appsなどの有料クラウドサービスです。

50名までの企業でしたら月額1ユーザー600円というプランPというコースをお勧めします。一昔前でしたらポリコムのTV会議システムなどで対応していたことが機能アップして同時に50名までの会議と同時にエクセル等の編集もできます。Google Appsと同じ価格ですがテレビ会議を可能にするLync Online、連携するOffice Web Appsなどは素晴らしいと思います。XpユーザーがOffice365Google Appsのどちらを選択するかはメールソフト、「Windows Live mail/outlook」と「Gmail」の使い勝手も影響されているようです。

社内共有はシステム屋さんに相談

社内共有の管理方法も各社まちまちです、先日訪問した会社では最後に帰る社員のパソコンに共有情報を集約していました。HDDが故障すれば情報は無くなるというリスクがあります。理由はわかりませんがユーザーは共有と言うだけで何となく故障しないようなイメージを持っていました。バックアップも定期的にしている様子はありません。私たちシステム屋にとっては考えられないような運用です。

ビジネスマン

社内にシステムに詳しい方がいない事がこのような事例を招いています。このケースでは共有ファイルが使用できなくなる損失とシステムへの投資を比較し必要性を検討するのですが圧倒的にシステム投資が安くなります。

お勧めは
1.共有ファイルはRAID1環境以上で運用する(HDD2台以上)
2.業務サーバーで共有を併用しない(リスクの分散)
3.各フォルダにパスワード、アクセス権を設定する(セキュリティ管理)
4.自動バックアップの仕組みを入れる(継続性の確保)
5.アクセスログを取得する仕組みを入れる(セキュリティ管理)

コストからするとSOHOや小規模事業所はテラステーションあたりがいいと思います。最近の機器には何重にも緩衝材が入っており初期不良の確率が落ちてきました。中身がHDDですので以前は初期不良がありました(2回経験)。システム屋にとっては初期不良は再訪問、ユーザーへの説明など手間がかかります。すぐに交換してくれるメーカー、販売店はいいのですが、中でもDELLさんだけはなかなか交換してくれなかった記憶があります。

今日こんな記事がありました。
株式会社アイ・オー・データ機器(I-Oデータ)は、USB 3.0接続RAID機能対応2ドライブ搭載外付HDD「HDS2-UT」シリーズの出荷を4月下旬(予定)に開始する。との記事がありました。
初期状態でRAID1は設定の時間短縮ができてありがたいのですが、USBのみの対応で、LANには対応していません。個人と法人向けの中間的な位置づけの仕様です。「法人にも使える」との表現が裏付けています。

社内共有については色々ありますので経験豊富なシステム屋さんに相談してください。

社内共有ファイルのバックアップ

社内システム管理者とってバックアップは重要な日常業務です。社内ユーザーは共有サーバのデータがバックアップされていることすら知らない方が多いようです。ご存じの通り社内共有データには本社、支社などから頻繁にアクセスがあります。仕事熱心なユーザーは夜遅くまで使います。

ビジネスマン

販売部の方から「社内共有に置いておいた私の提案書ファイルがない」との電話です。システム部でもファイル名を伺って検索しましたがありません。調査しますのであとで返事をすると伝えます。さっそく部員に昨日深夜のバックアップデータを調べるように指示をすると、該当ファイルがありました。恐らく今日の午前中に誰かに削除されたみたいです。ユーザーはバックアップファイルからサーバーへコピーした事を連絡しました。

アクセスログを調べると販売部の課長が共有フォルダを今朝「お掃除」した事がわかりました。課長にはユーザー名を伏せた上クレームのあったことを知らせ、削除するには事前に掲示板などで事前に了解を得るように依頼しました。

サーバーは大抵 RAID 構成ですのでHDDが故障してもデータが無くなることはありません。しかし正規のユーザーが削除すると上記の様なバックアップ、もしくはファイルの復元で対応することになります。ファイルの復元は頻繁にアクセスされ更新されるようなフォルダでは時間を追うごとに復旧が難しくなります。そこで社内システム管理者は社内の膨大な共有フォルダを深夜から早朝にかけてバックアップするように仕組みを作ります。(同期バックアップでは意味がありませんが・・・)

1.社内共有データは消される事がある
2.社内共有データは違う内容で上書きされることがある(同名ファイル)
3.社内共有データが無い時はすぐにシステム管理者へ問い合わせる
4.社内共有データは増え続ける、バックアップはそれ以上に増える
☆.社内共有データのバックアップは深夜から早朝に作業するので時間外手当をつけましょう?
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